회사의 자금이 외부로 빠져나갈 때는 그 비용이 정당한 증빙을 갖추고 이루어지도록 관리해야 자금 횡령으로 형사처벌을 받지 않는다.
리베이트나 접대비를 감당하기 위한 비자금을 마련하려고 흔히 회사 자산을 부풀리거나 가공경비를 만들고, 임직원 또는 친인척의 차명계좌를 이용해 자금을 세탁하는 방법을 활용한다.
그러나 세무회계전문사이트인 비즈앤택스(www.bizntax.com)는 “법인 운영 주체인 경영자가 임의로 법인자산을 유용하면 법의 제재를 받을 수밖에 없다”며, “적격증빙을 수취하고, 특수관계자와 보다 신중하게 거래해야 하며, 거래처와는 계약서에 충실히 지급해야 한다”고 조언했다.
세금계산서나 계산서, 신용카드전표, 현금영수증 등의 적격증빙을 수취하는 것은 소득세 및 법인세 신고 시 비용을 인정받기 위한 가장 기본적이고도 중요한 사항이며, 미수취 시 가산세가 부과되므로 더욱 신경 써야 한다.
또한 임직원이나 친족 등 특수관계자와 거래 자체가 불법은 아니지만, 일반상거래와 비교해 특혜를 가진 거래가 되지 않도록 특히 주의해야 한다.
기업의 자산을 특수관계자가 무상 사용한다든가 기업의 자산을 저렴하게 이전한다든가 하는 식의 거래를 하면 ‘부당행위계산부인제도’에 의해 제재를 받게 되고, 이는 기업의 자본과 주주와 채권자에게 피해를 준다.
끝으로 계약서는 지출내역의 기본적인 서류이므로 계약서와 지급내용이 일치하도록 신경 써야 세무조사 등에서 불이익을 받지 않는다. 비즈앤택스는 계약서 외에도 지급근거가 되는 품의서나 사규를 구비하는 것이 좋다고 덧붙였다.